資料作成やパワーポイントの事なら何でも解決。ビジネスプレゼンテーション資料作成コンサルタント。Microsoft Office PowerPoint MVP 山橋美穂

Q&A

Q&A

プレゼンテーション資料.comでは、お客様から寄せられたご質問の中から特に多く寄せられるご質問をピックアップし、丁寧にご説明させていただいておりますので、資料作成時のご参考にしていただければ幸いです。

もちろん、記載がある項目でもお構いなく、ご質問やご相談もお気軽にお問い合わせください。

Q&A

パワーポイントについて

PowerPoint 2016の使い方 入門編:図形の色や枠の太さを変更する方法

図形には、単色の塗りつぶしだけではなく、グラデーションや様々なパターンを設定する事ができます。

これらを知ると、スキーム図などの表現の幅が広がります。 🙂 

図形のスタイルを、自分の好きなスタイルに変えてみましょう☆

 

PowerPoint 2016の使い方 基本編:使いこなせば表現が広がる曲線

PowerPoint2016の図形の中に「曲線」というモノがあります。

これは、PowerPoint上で自由に曲線が引ける機能で

この「曲線」を使いこなせるようになると、イラストを描いたり、データのない曲線グラフなどを作成する事ができます。

スライドの表現がぐんと広がりますので、

是非この「曲線」を練習して

自由自在に自分オリジナルのプレゼンテーション資料やスライドを作成出来るようになりましょう 🙂 

 

PowerPoint 2016の使い方 基本編: パワーポイントに組み込まれているスキーム図を使う方法

PowerPointには、予めスキーム図が用意されています。

それを「SmartArt」と言います。

自分で直接PowerPointに絵を描くのが苦手な人は

このスマートアートを使うと、簡単にスキーム図を作る事が出来ます。

スマートアートは、用途に分かれて色々な図が用意されています。

どのような図が用意されているのかを紹介します。

PowerPoint 2016の使い方 入門編:図形の重なっている順番を変える方法

PowerPointでスキーム図など絵を描く時

重なり合った図形の、重なり順を変更する事が出来ます。

 

PowerPoint 2016 ワンランク上の使い方:図形の中心以外にコネクタをつける方法

PowerPointで組織図などを作る際、

図形と図形を線で繋げたい時は「コネクタ」を使うと思います。

コネクタはスキーム図を作る時に、いわずもなが大変便利ですが

各図形ごとにコネクト出来る箇所が決まっている為

ほんの少しだけ融通が利きません。

余白などの都合で、「図形の枠線の真ん中にコネクトするのではなく端にコネクトしたい!!」

何ていう時に

コネクト出来ない為に、「あぁっっっ 😥 」って、イライラしてしまう事もありませんか。

 

そんな時は、この裏ワザでイライラ解消です 😀 

この裏ワザを使えば、好きな場所に綺麗にコネクト出来ます 😉 

PowerPoint 2016の新しい機能

パワーポイントが2013から2016にバージョンアップされた事に伴い
一体どんな新しい機能が追加されたのでしょうか。

 

PowerPoint 2013とPowerPoint 2016では、実はそれ程大きく変わった事はありません。

ただ、Office365からPowerPointをインストールした場合

適宜アップグレードし、新しい機能がどんどん追加されます。

 

動画では、PowerPoint 2016で単純に新しく搭載された機能を紹介しています 😛 

PowerPoint 2016 ワンランク上の使い方:文字にアニメーションをつける

PowerPointの面白い機能の一つに「アニメーション」があります。

よく、YOUTUBEなどでPowerPointで作成した凝った動画などがありますが
それらの殆どがアニメーションを駆使して作成されています。

このアニメーション機能は、図形だけでなくテキストにも設定することができるのです。

アニメーションにはいろぉ~んなオプションがあるので
最初は遊び感覚でどんどん触ってみて下さい。

そうしているうちに、自分オリジナルの使い方を習得して
面白い動画や、アニメーションプレゼンマテリアルが
作れるようになります 😉 

文字にアニメーションをつける方法はこちらです↓

 

PowerPointの使い方:アニメーションの使い方

PowerPointの面白い機能の一つに、アニメーションがあります。
PowerPointでは、オブジェクトやスライドにアニメーションを付けて動かす事が出来ます。

アニメーション機能の駆使すると、動画アニメも作れちゃいます。

ただ、アニメーションは
考えなしにむやみに使うと、すっかり逆効果になります。

アニメーションは、ただただ設定するだけではだめなのです。

アニメーションの効果的な使い方についてお教えします。

 

Power Pointの使い方:スライドショーの画面に切り替える方法

スライドを、スクリーンやディスプレイで発表するとき
PowerPointの「スライドショー」という機能を使います。

PowerPointを立ち上げた後、スライドショーの画面に切り替えるには

幾つか方法があります。

その方法を紹介します。 🙂 

 

PowerPointの使い方:スライドショーの使い方

PowerPointで作成したスライドを発表する方法には、2通りあります。

1つは、プリントアウトして配布する方法。
もう1つは、ディスプレイやスクリーンを使用して発表する方法です。

ディスプレイやスクリーンでスライドを発表する際には、スライドショーという機能を使います。

スライドショーがどの様な機能なのか、下記動画でご確認下さい。

 

PowerPointの使い方:グリット線を使って図形を配置しましょう

スライド上に綺麗にコンテンツを配置する為の機能である「グリット線」について
お教えします。

スライド上にグリット線を表示しておくと、オブジェクトを配置する時に便利です。

PowerPointって、一体どんなソフト?

PowerPointは資料を作るためだけのソフトだと思っていませんか?
勿論プレゼンテーションスライドを作成するソフトですが、実はそれだけではなく、
PowerPointのアニメーションや図形の結合やフリーフォームなどの操作を使えば
色々な事ができ、様々な用途で使えます。

PowerPointで何が出来るのかを紹介します。

クライアントである某スーパーマーケットの店頭で デジタルサイネージを設置し、お客様に情報を発信していくことになり、 その情報コンテンツをPowerPointで作成することになりました。 作成したいコンテンツは、各ページにPowerPointのアニメーションを使って文字や写真の表現に変化をつけ、 それをスライドショーで繰り返し流していきたいと思っていますが、上手くいきません。 各ページにPowerPointのアニメーションを使い、それをスライドショーで繰り返し自動再生させる方法がわかりません。 アニメーションを使ったPowerPointを自動で繰り返しスライドショー再生させるにはどうしたら良いのでしょうか。

PowerPointを動画にする方法は幾つかありますが、一番スタンダードな方法は、「ファイル」から「エクスポート」を選択し、その中にある「ビデオの作成」をクリックします。

画像の品質などのオプションを設定した後、「ビデオの作成」ボタンをクリックし、「ファイルの種類」を選択して保存して下さい。

また、スライドショーを繰り返し再生したい場合は「スライドショー」のタブにある「スライドショーの設定」を開き、「オプション」の中の「Escキーが押されるまで繰り返す」のチェックボックスにチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。

qa

 

この設定をして、ビデオを作成すると、再生した際に動画が繰り返し流れます。

デフォルト以外の色を使いたいのですが、方法を教えて下さい。

パワーポイントには「配色」という機能があり、そこで色の設定を変える事ができます。

バージョン2013までは「デザイン」と「スライドマスター」のタブの中に、2016では「スライドマスター」の中にあります。

「配色」のアイコンをクリックし、一番下にある「色のカスタマイズ」を選びます。

「新しい配色パターンの作成」というブラウザが表示されるので、そこで色を変更します。

ppt01

一番重要な機能は何ですか。

資料作成のための重要な機能はたくさんあるので一番を決めるのは非常に難しいですが、あえて言うなら「配置」機能です。

「配置」を使いこなせなければ、綺麗な資料は作れません。

(これは私がいつも必ずパワーポイントセミナーで言う言葉です)

私はクイックアクセスツールバーに「配置」を一覧させているくらい、使用頻度が一番高いです。

資料を作る機会が多いので、パワーポイントを独学で学んできましたが、やはりプロに教えて貰う方が良いのでしょうか。

パワーポイントを使う頻度が高ければ独学でも十分使いこなしている人もおりますが、便利な機能や裏ワザを知らない人も意外と多いです。おさらいを兼ねて一度プロから教われば、より一層パワーポイントを使いこなせるようになります。

また、私のセミナーにはよく「パワーポイントの参考書を買ったけれど結局身に付かなかった」という方が参加されます。参考書はパワーポイントにおける全機能を網羅しているので、重要度の低い機能の使い方も掲載されており、覚えきる事が出来ません。更に、その機能の使い道も曖昧なまま「何となく知っている」という状態になります。プロが直接教えるセミナーは、便利性が高い機能や自分にとって必要な機能だけを学べるので、非常に効率よく習得する事ができます。

資料・企画書について

綺麗な資料を作るためにやるべき事があったら教えて下さい。

私は、資料作成に取りかかる前に必ず全体のルールを決めます。

フォントの種類、メインカラー・アクセントカラー、左右上下の余白、ブレットの形・色、メッセージボックスの形式、など、細かくルールを決めてからコンテンツの作成を始めます。

こうする事によって、資料全体に統一感がでます。

ページごとにスタイルが違う資料より、全体が統一された資料の方が読みやすく、見た目も綺麗です。

また、何人かで1つの資料を作成する時に最初にルールを決めておけば、資料を楽に統合できます。

スクリーンを使って人前でプレゼンする機会が多いのですが、その場に欠席された方にも後で見たら分かるような資料内容にしておきたいと思います。その場合、その場で使う資料と残す資料は作り分けをした方が良いのでしょうか。

はい、2パターン作成する事が望ましいです。

スクリーンに映し出されたスライドにびっしりと情報が詰め込まれていると、オーディエンスはそれを読み込んでしまい、プレゼンターの話に耳を傾けてくれません。

スクリーンでプレゼンをする際の資料の役割はあくまで「視覚的効果」が主で、プレゼンターが伝えたい事をビジュアル的に援護するような内容が望ましいです。

それとは逆に、読み返した時に全貌や詳細が分かる資料は、それなりの情報量を必要とします。

ですので、同じ内容でも用途によって資料を作り分けるのがベストです。

プレゼンテーションについて

現在、プレゼンテーションについてのQ&Aはありません。

エクセルについて

よく使う関数を教えて下さい。

用途によって様々ですが、私が外資系投資銀行のプレゼンテーション資料作成チームで働いていた時は、If関数、V LOOK UP、H LOOK UP、COUNT IFを高い頻度で使っていました。

グラフを綺麗に見せるコツがあったら教えて下さい。

これはパワーポイントで図を作る時にも言える事なのですが、色が重なる時は白枠をつけると綺麗にみえます。

白枠をつけていないグラフ
ppt02
ppt04
白枠をつけていないグラフ
ppt03
ppt05

↑タブレット・スマホの場合は画像をスワイプすると、隠れている部分が見られます。

 

好みにもよりますが、棒グラフは、棒を太くする事で安定感があり見やすいグラフになります。

細くて弱々しい印象 (デフォルトの太さ)
ppt06
安定感があり見やすい印象
ppt07

↑タブレット・スマホの場合は画像をスワイプすると、隠れている部分が見られます。

 

ケースにもよりますが、折れ線グラフはプロットをつけて線を細くする事でメリハリができて綺麗です。

プロットがなく線が太い
ppt08
メリハリをつけた
ppt09

↑タブレット・スマホの場合は画像をスワイプすると、隠れている部分が見られます。

forTop